TNews, KOTA GORONTALO – Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Gorontalo, Ismail Madjid menghadiri sekaligus membuka Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusutan Arsip di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo, yang bertempat di Banthayo Lo Yiladia, Kamis, (9/11/2023).
Dalam sambutannya Sekretaris Daerah Ismail Madjid menyampaikan bahwa, kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya.
“Berjalannya kegiatan di dalam suatu organisasi tidak terlepas dari terciptanya sebuah arsip. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi sejalan dengan tugas dan fungsinya akan menghasilkan informasi. Informasi tersebut menjadi sebuah rangkaian dari bukti kegiatan organisasi,” ucap Ismail Madjid.
Lebih lanjut Panglima ASN tersebut kembali menuturkan bahwa, kegunaan arsip antara lain sebagai bukti kegiatan, kebijakan, dan transaksi organisasi.
“Arsip berguna sebagai aset bagi organisasi karena mengandung nilai guna dan sebagai informasi untuk mengambil keputusan sehingga perlu dikelola dengan baik dan sesuai dengan kaidah agar informasi yang terkandung didalamnya tetap autentik dan tidak hilang,” ujar Ismail.
“Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah penyusutan arsip. Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan,” sambung Ismail.
Di akhir sambutannya Sekda Ismail Madjid kembali menambahkan bahwa, pelaksanaan penyusutan arsip inaktif di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo saat ini belum memenuhi syarat dan kaidah arsip. salah satu sebabnya adalah minimnya pemahaman pengelola arsip terkait penyusutan arsip.
“Olehnya untuk mendapatkan pemahaman dan kerangka pemikiran pengelola arsip yang benar terkait dengan optimalisasi pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo, maka pada hari ini Pemerintah Kota Gorontalo mengadakan kegiatan bimbingan teknis penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo tahun 2023,” pungkas Ismail Madjid.*
Reporter : Gean Bagit
